Is vernieuwend vergaderen ook beter vergaderen?

Woord vooraf
Met veel belangstelling en ook hoop heb ik uitgekeken naar een voorstel om de werkwijze van de raad te verbeteren. Hoop omdat verbetering mee zou brengen dat ik kan stoppen met deze weblog en mijn inbreng zou kunnen leveren op de juiste manier manier: via de politieke partijen. Vol enthousiasme ben ik dan ook begonnen met het lezen van de stukken: de notitie “Vernieuwend Vergaderen in Grave” en het nieuwe reglement voor het presidium naast het oude. Mijn hoop is nog niet weg, want de discussie moet nog worden gevoerd en waar leven is, is nog hoop. Mijn voornaamste probleem met de notitie is dat ze niet af is. Er zijn teveel open einden en niet voldoende uitgewerkte ideeën om verantwoord op 1 september op deze wijze aan het werk te gaan. Echt onzinnige dingen staan er ook niet in de notitie. Als start voor een verbetertraject is het heus wel een bruikbaar verhaal. Laat ik maar een aantal punten aansnijden.

Welk systeem je ook hanteert, met of zonder commissies, het succes staat of valt met de wijze waarop je ermee omgaat. Dat het huidige systeem met voorbereidende en besluitvormende vergaderingen niet goed werkt vindt zijn oorzaak niet eens zozeer in het systeem zelf als wel in o.a. de volgende punten.

• Stukken komen te laat en zijn onvolledig;
  
• Veel vragen en opmerkingen kunnen in de voorbereidende vergadering niet voldoende worden beantwoord;
  
• De dossierkennis van wethouders en aanwezige ambtenaren is onvoldoende om tijdens de voorbereidende vergadering alle gevraagde informatie te verstrekken. Dat betekent dat veel informatie later en somns zelfs in de besluitvormende vergadering moet worden verstrekt.
  
• Het vergaderschema biedt voor de fracties weinig ruimte voor overleg met de achterban;.
  
• De agenda voor de vergadering is vaak zo vol dat discussies niet zijn afgerond binnen de vastgestelde tijd. Dat betekent uitstel of onvoldragen besluiten.
  
• Enzovoorts.
  

Er is natuurlijk een samenhang tussen de diverse punten. Als een onderwerp met onvoldoende informatie in bespreking komt, kost de behandeling in de raad meer tijd en kunnen minder onderwerpen in de beschikbare tijd worden afgewerkt.
Het is wat erg cru gesteld en er worden wel goede besluiten op tijd genomen, maar toch kan worden gesteld dat het eindtijdstip van de vergadering om 22:30 uur het enige onderdeel van de vergaderwijze van de raad is waarover niemand iets te klagen heeft.

Alhoewel niet bij het werk van de commissie evaluatie “Anders Vergaderen” 2010 betrokken hoort de vastlegging van de werkzaamheden van de raad naar mijn mening volledig bij het systeem.
De geluidsopname van de vergadering is behoorlijk snel voor iedereen toegankelijk en heel goed benaderbaar. Wat mij betreft is er dan ook geen enkele behoefte daar nog iets van schriftelijk vast te leggen. Het enige van belang is de juiste tekst van een besluit. Die tekst hoort in de besluitenlijst thuis. Dat geldt ook voor amendementen en moties. Een besluit genomen met algemene stemmen is net zoveel waard als een besluit met de kleinst mogelijke meerderheid. De stemmenverhouding is dan ook minder belangrijk dan de tekst van de besluiten zelf.
Een vraagstuk apart is hoe moet worden omgegaan met gewijzigde raadsbesluiten. Zo is meegedeeld dat de raad binnenkort een onderdeel van de besluiten over het Hart van Grave moet wijzigen. Er zijn daarvoor diverse aanpakken denkbaar.Moraal: de wijze waarop besluiten worden vastgelegd dient ook onderwerp van bespreking zijn.

Alle fracties geven herhaaldelijk te kennen dat zij betrokkenheid van de burgers bij het raadswerk belangrijk vinden. In de notitie wordt dit onderwerp wel een aantal malen genoemd, maar niet echt uitgewerkt. Aan dit onderwerp zou best een afzonderlijke bespreking mogen worden gewijd. En dan niet beperkt tot betrokkenheid bij raadsvergaderingen. Een voorzetje geef ik verderop.

Opmerkingen over de notitie.
Allereerst viel mij op dat er kennelijk grote overeenstemming heerst in de commissie. Er wordt na een beschouwing van de huidige situatie in één keer een nieuw systeem gepresenteerd. Ik ben benieuwd welke gedachten hier achter zitten.
Al bestuurlijke generaties lang wordt gevraagd aan de raad alternatieven voor te leggen, zodat een afweging en een keuze kan worden gemaakt. In deze notitie is daarvan geen sprake. Strikt genomen zou op basis van de eenstemmigheid in de commissie en geen enkel blijk van verschil van mening over de inhoud en het voorstel door het presidium kunnen worden geconcludeerd dat er geen discussie over nodig is en de zaak dus als A-stuk kan worden beschouwd. Hopelijk denkt men daar toch anders over.Op 1 september hiermee beginnen en dan denken dat de vergaderwijze in Grave daarmee is verbeterd is een illusie.

Dat brengt mij op een detail. De vorige notitie droeg de naam “Anders Vergaderen”, deze heet “Vernieuwend Vergaderen” wat dat ook moge betekenen. Ik mag toch hopen dat het doel is dat de raad op een efficiënte en effectieve wijze, passend in de huidige opvattingen over democratie, besluiten neemt.

Waarom in 2005 “Anders vergaderen” ?
Een probleem van de commissievergaderingen was dat er totaal geen belangstelling voor was in de media. Slimme opmerkingen in de commissie moesten wel in de raadsvergadering worden herhaald om aan de vergetelheid te worden onttrokken. En daarmee was inderdaad het hek van de dam.
Commissievergadering waren in de regel helemaal niet lang en saai. Het grote voordeel van dit systeem was dat belanghebbende burgers en verenigingen aan tafel zaten en konden meepraten. De sfeer was duidelijk ook gemoedelijker en dat kwam de discussie wel ten goede. Misschien een voordeel van het ontbreken van de media.

Er waren inderdaad per cyclus drie vergaderingen en in het huidige systeem maar één. Ik geloof niet dat het oude systeem ook alles bij elkaar drie keer zoveel vergadertijd heeft gekost. Inhoudelijk is de voorbereidende vergadering nooit meer geweest dan drie commissievergadering tegelijkertijd. Hetgeen ten koste is gegaan van de burgerparticipatie.

Overigens is het niet het dualisme dat het mogelijk maakte commissie af te schaffen. Commissies als deze waren nooit verplicht. Ze werden in het monistisch systeem alleen gezien als een goede wijze om raadsvergaderingen voor te bereiden. In het dualistisch systeem zou de raad veel meer op hoofdlijnen moeten besturen en daardoor minder op details in hoeven te gaan en dat zou de bespreking in commissie overbodig maken. Voorwaarde was natuurlijk wel dat de raad voldoende aandacht besteed aan het vastleggen van de hoofdlijnen en het controleren van het college. Maar kadernota’s, begrotingen, buraps en jaarrekeningen worden nog steeds door de raad gejaagd op een wijze die het voor de burgers totaal onmogelijk maakt het raadswerk te volgen. En dat was nou net het hoofddoel van de invoering van het dualisme.

Evaluatie in 2006
Dat het systeem al na één rondje werd geëvalueerd, en daarna niet meer, getuigt wel van een groot optimisme. Mensen in een ander systeem laten werken vraagt nu eenmaal veel tijd en sturing.

Vragen vooraf (van de commissie)
Deze paragraaf zou moeten dienen als opstap naar het ontwikkelen van de verbeterde werkwijze. Alhoewel wat er in staat allemaal volkomen juist is vind ik het toch wat mager en zeker het vierde punt: “welke doelen streven we na met een gewijzigde aanpak”

Dat “gast aan tafel” is mislukt was te voorspellen. Als je daadwerkelijk inbreng wilde hebben moest je allereerst door een fractie worden uitgenodigd. In het algemeen hebben die meer behoefte aan ondersteuning en minder aan het ruimte geven aan een mogelijk afwijkende visie. Natuurlijk kon je vragen om te worden uitgenodigd, maar dan moest je om daadwerkelijk iets te bereiken wel de goede partij kiezen. Het alternatieve systeem van spreekrecht in de vergadering werkt ook niet. De spreektijd is beperkt tot 5 minuten en dat is te weinig om ook maar één raadslid op andere gedachten te brengen en van meepraten is geen sprake. In de praktijk is mij van daadwerkelijke invloed op de besluitvorming dan ook niets gebleken. Het spreekrecht is in mijn ogen alleen geschikt als gelegenheid nog een laatste symbolisch beroep te doen op de raad.

Het (ver)nieuwe(nde) systeem.
Ik vraag me af wat er eigenlijk nieuw is aan dit systeem. Ik zie het niet anders dan het strikter toepassen van het systeem zoals in 2005 ingevoerd, hetgeen op zich al een aanzienlijke verbetering zou zijn. Maar daarvoor zijn wel andere dingen nodig, zoals ik in het woord vooraf heb beschreven.

Conclusie
Dat het onderwerp aan de orde komt is een heel goede zaak. Voor een verandering zal echter meer discussie en meer tijd nodig zijn. Dit is een startnotitie. Een projectmatige aanpak kan daarbij helpen. Intussen is er best een aantal verbeterpunten aan te geven. Ik kan er wel enkele noemen, maar wacht toch liever eerst af wat de raad zelf a.s. dinsdag hierover zegt. Op 2 punten wil ik nu nog wel even ingaan.

Het presidium
In dit kader wordt ook het reglement voor het presidium aangepast. Verbazingwekkend is dat dit punt wel op de agenda staat van de besluitvormende vergadering, maar niet op die van de voorbereidende. Het presidium is juist belangrijk vooral om te waken voor een correcte en gedisciplineerde toepassing van de regeling werkwijze raad. Uiteindelijk is de vastlegging in een reglement een uitvloeisel van de discussie hierover. Het raadsvoorstel geeft geen enkele motivering van de wijzigingen

Eigenlijk zijn er maar 2 wijzigingen.

Allereerst worden de presidiumvergaderingen niet meer openbaar maar besloten, hetgeen zij in de praktijk ook meestal waren. Ik heb daar geen enkel probleem mee. Ook in een toneelstuk blijft de regisseur buiten beeld. De taak van het presidium is de werkzaamheden van de raad te regelen. Bij de werkzaamheden wil ik wel worden betrokken, maar bij het regelen niet.

Veel minder (eigenlijk geen) aandacht heeft getrokken dat Artikel 3 uit het reglement is verdwenen. De letterlijke tekst van dit artikel is:
“Het presidium stelt jaarlijks een jaarschema voor raads- en commissievergaderingen en andere activiteiten voor de raad en de commissies op en legt dit ter besluitvorming voor aan de raad.”

En dat vind ik nou juist een mogelijkheid meer orde te scheppen. Een jaarprogramma of bedrijfsplan is voor iedere organisatie een goed basis om te werken. Natuurlijk zullen zaken anders lopen, maar bijsturen is altijd beter dan van begin af aan te zwalken.

Wat gelukkig wel is gebleven is dat het presidium de agenda’s voor de raad vaststelt. Het betekent ook dat alleen het presidium stukken kan toevoegen of afvoeren. Ook kan het presidium kwaliteitseisen stellen aan de raadstukken. Om te beginnen kan het presidium eisen dat de stukken volledig moeten zijn alvorens ze op de agenda worden geplaatst. Als dan het presidium de agenda vaststelt 14 dagen voor de voorbereidende vergadering en de stukken direct daarna worden verstuurd en op de website geplaatst hebben de fracties voldoende tijd zich met hun achterban voor te bereiden en eventuele aanvullende informatie te vragen. Dat zal de behandeling in de vergadering zelf ten goed komen. Kortom: het presidium heeft nu al de mogelijkheid direct aanzienlijke verbeteringen te bewerkstelligen.

Betrokkenheid van de burger
Hiervoor schreef ik dat dit onderwerp een afzonderlijke discussie waard is en dat ik er een voorzet zou geven.
Wij hebben een parlementaire democratie. Dat betekende in zijn oorsprong dat we eens in de vier jaar onze vertegenwoordigers kozen en dat die vertegenwoordigers dan voor ons de beslissingen namen. Wie wat meer wilde moest maar lid worden van een politieke partij. Tegenwoordig is de burger niet meer zo gedwee. Hij en zij willen ook tijdens de rit meedoen. Daar moeten ze dan ook de gelegenheid voor krijgen. Een gezegde uit de beginperiode van de inspraak is: “inspraak zonder inzicht leidt tot uitspraak zonder uitzicht”. Dat gezegde is nog steeds van kracht.
Het basisprincipe dat de raad de beslissingen neemt en wel zonder last en ruggespraak is nog steeds van kracht. Dat betekent dat de burgerparticipatie ophoudt wanneer het daadwerkelijke besluitvormingsproces is begonnen.

Bij het tot stand komen van besluiten worden drie fasen onderscheiden, zo constateert ook de commissie: informatiefase; meningsvormende fase en uiteindelijk het besluiten zelf. Natuurlijk zijn de grenzen niet scherp.

Het eigenlijk besluiten begint als alle informatie bekend is en de alternatieven op tafel liggen. Vanaf dat moment is de burger uitgepraat. In het algemeen is dat halverwege de meningsvormende fase.

Er zijn ook 2 “soorten” burgerparticipanten. Allereerst de mensen die gewoon uit belangstelling mee willen doen, maar er zijn ook mensen die een directer belang hebben, bijvoorbeeld omdat zij zelf bij een besluit zijn betrokken, maar ook omdat zij een belangengroep vertegenwoordigen. Deze laatste groep zou best wat langer direct mogen meepraten. De eerste groep zou zeker in de meningsvormende fase de inbreng kunnen leveren via de politieke partijen.

Ook hier is nog bespreekstof voldoende voorhanden.