Papierloos Stadskantoor Grave??

We hebben het onlangs kunnen lezen: de proef met een e-book reader is niet succesvol geweest en nu wordt het geprobeerd met een Ipad. Dat zo'n e-reader niet geschikt is was te verwachten. Zo'n apparaat is precies geschikt voor wat de naam zegt: een electronisch boek lezen. Een boek lezen is beginnen bovenaan links op de eerste pagina en stoppen onderaan rechts op de laatste pagina.

Het streven naar minder papiergebruik, of zelfs een totaal papierloos kantoor, is toe te juichen. Al in de baby-periode van het computergebruik werd de suggestie gewekt dat je je aandelen in een papierfabriek beter zou kunnen verkopen. Het tegendeel is waar gebleken. Er wordt veel meer afgedrukt dan vroeger getypt. Een afdruk is eenvoudig gemaakt. Het meeste verdwijnt overigens heel snel bij het oud-papier. Goed daarom dat in ook in Grave wordt gezocht naar methodes om deze verspilling te beperken. Maar of deze proef daaraan wezenlijk bijdraagt waag ik te betwijfelen. Wat kan zo'n klein apparaat (want dat is het) meer of beter dan een bureaucomputer of een laptop? Het is minder gesjouw, maar verder is het toch wel behelpen. Het meeste raadswerk speelt zich af in het gemeentehuis en thuis en je documenten op een USB-stick meenemen van de ene computer naar de andere is nog makkelijker.

De problematiek van een papierloos kantoor ligt volgens mij ook veel meer bij de vervaardiging, verspreiding en archivering van documenten dan bij het zoeken van een geschikt apparaat om er kennis van te nemen. Bovendien zijn er veel meer groeperingen bij betrokken dan raadsleden. Kortom, als je iets in de richting wilt doen zul je dat systematisch moeten doen. Maar wellicht dat achter het bericht dat enkele raadsleden met een Ipad aan de slag gaan een hele projectmatige opzet zit. Ik heb daar geen aanwijzingen voor. Daarom hier maar wat overwegingen.

Allereerst heeft de gemeente ooit het standpunt ingenomen dat Grave op het gebied van automatisering niet in de kopgroep wil lopen. Er wordt gebruik gemaakt van beproefde hardware en software. Laat anderen maar de lasten dragen van experimenteren, wij lopen wel mee in het peloton.

Een papierloos kantoor houdt veel meer in dan papierloos raadswerk. Laten we maar aannemen dat op goede gronden is gekozen voor het beginnen met de gemeenteraad, maar laten we dan ook maar spreken over een papierloze gemeenteraad.

Bij het raadswerk zijn meer groepen betrokken dan alleen de raadsleden. Natuurlijk het college en het ambtelijk apparaat, maar belangrijker in dit verband zijn de burgers, die het raadswerk willen volgen. Dat kunnen individuen zijn of organisaties als wijkraden en verenigingen.

Op zijn minst parallel aan een onderzoek naar de manier hoe je het best informatie papierloos kunt raadplegen zal moeten worden nagegaan hoe je informatie zodanig beschikbaar stelt dat het niet nodig is papier te gebruiken om die informatie te verkrijgen en te gebruiken. Op dat gebied kan de gemeente Grave zonder veel onderzoek en dure experimenten al een hele hoop bereiken. Ik zal daarvan een paar voorbeelden geven. Sommigen zijn op deze plaats al eerder aan de orde geweest.

• Er is al een hele hoop mogelijk. Begrotingen, kadernota's en dergelijke zijn op de gemeentelijke website, als je daar eenmaal de weg weet, te vinden en zijn ook prettiger te gebruiken dan de papieren versie omdat het in een pdf-bestand makkelijke zoeken is dan in een papieren uitgave. En zeker sinds ik een breedbeeld-monitor heb en dus meer documenten tegelijk kan inzien is de behoefte fragmenten uit te printen veel minder geworden.
  
• In principe zou dat ook met meer dynamische stukken als raadsvoorstellen moeten kunnen, maar daar zit nu het probleem dat dergelijke documenten vaak laat en onvolledig op de website verschijnen. Zo haal ik dikwijls informatie uit de bibliotheek via een kopie, die ik één of twee dagen later ook van de website kan halen. Stukken die ter inzage liggen kunnen ook op de website worden geplaatst. Er zijn systemen waarbij zelfs tekeningen zo kunnen worden gepresenteerd.
  
• Tijdens de raadsvergadering worden agenda's, amendementen en moties op papier verspreid. De apparatuur om die zaken direct papierloos zichtbaar te maken is aanwezig. In gemeenten om ons heen gebeurt het zo ook al.
  

Mijn idee?

Zorg eerst voor een wijze van informatie verstrekken die het mogelijk maakt om bij gebruik van een laptop of bureaucomputer met internetaansluiting zonder papier te werken. Als dat is gelukt kun je gaan kijken of ipad-achtige apparaten daar nog iets aan toevoegen. Omdat met het eerste deel toch nog al wat tijd zal zijn gemoeid is de kans groot dat tegen die tijd de ontwikkeling van de zakcomputer (want dat is het eigenlijk) een stuk verder is.