Dinsdag 25 januari was de eerste maal dat vernieuwd werd vergaderd. Het was een informatieavond. Bij de vaststelling van deze werkwijze werd aangekondigd dat aan deze bijeenkomsten ook niet-raadsleden zouden kunnen deelnemen. Hoe en wanneer werd niet uitgewerkt. De avond verliep echter als een normale presentatieavond. Een zodanig aantal onderwerpen dat de voorzitter aan het eind al blij was er in te zijn geslaagd de vergadering om 22:30 uur te kunnen afsluiten. Na de presentaties konden de raadsleden wat vragen stellen en dat was het dan. In de pauze bleek dat een aantal raadsleden wel twijfelde aan deze opzet, maar men was daar kennelijk niet zo zeker van dat er nog tijdens de vergadering opmerkingen over werden gemaakt. Dat gebeurde na afloop en dat gaf de griffier aanleiding een mail rond te sturen aan de raadsleden waarin de bedoeling nog eens kort werd weergegeven. Daaruit bleek dat het wel degelijk de bedoeling is dat niet-raadsleden actief kunnen deelnemen. Aangezien het dan wel prettig is wanneer dat bij die niet-raadsleden bekend is heb ik naar die mail gevraagd, die ook gekregen en hieronder letterlijk overgenomen.
Geachte raadsleden,
Na afloop van de vergadering van gisteravond (25 januari jl) was enige verwarring ontstaan over wijze waarop de Informatieavond was verlopen.
Bij deze geef ik u nog enige achtergrondinformatie over onze nieuwe wijze van vergaderen.
Toelichting op een Informatieavond:
- De informatieavond is bedoeld om informatie te verkrijgen over een onderwerp. Het college kan onderwerpen hebben die ze in een informatieavond aan de orde willen stellen. Denk aan het leerlingenvervoer. Ook de raad/presidium kan onderwerpen aandragen.
- Tijdens een informatieavond kunnen presentaties gegeven worden.
- Tijdens een informatieavond kunnen startnotities besproken worden.
- Leden van het college kunnen een informatieavond gebruiken voor het doen van mededelingen over allerlei onderwerpen ( actieve informatieplicht).
- Thema avonden en kunnen onder de noemer van een informatieavond gehouden worden.
- Het afleggen van werkbezoeken kan onder de noemer van een informatieavond gebeuren.
- Het bespreken van conceptraadsvoorstellen: Puur met de bedoeling om meer achtergrondinformatie te krijgen en meer helderheid te krijgen over het voorstel.
- Bij elk onderwerp zal door MRT/College/Presidium nagedacht moeten worden of en hoe burgers/instellingen/organisaties etc. erbij betrokken moeten worden.
- Raadsleden kunnen tijdens een informatieavond collegeleden bevragen over het geagendeerde onderwerp.
- Na afloop of vooraf van een agendapunt kan de voorzitter het publiek de kans geven het woord te voeren.
- Raadsleden kunnen zich laten vervangen door niet raadsleden.
- Informatieavond draagt het karakter van een meer informele bijeenkomst.
De Oriëntatieavond = Informatie avond
- Informele gespreksbijeenkomst (ontspannen en open sfeer)
- Deelnemers: burgers/instellingen/organisaties, genodigden, ambtenaren, college en raad
- Inleiding door portefeuillehouder of indiener
- Vragen stellen
- Presentaties
- Thema bespreken met behulp van bijvoorbeeld startnotities
- Werkbezoeken afleggen kan ook gezien worden als informatie vergaren.
- Strakke tijdsindeling per onderwerp (met name voor de burgers)
- Voorzitter raadslid ( kan roulerend zijn/ meerdere raadsleden voorzitter). In het presidium van 11 januari j.l. is afgesproken dat mevr. Haasjes van den Berg voorzitter zal zijn.
- Van 19.30 uur tot 22.30 uur.
- Presidium is agendacommissie
Toelichting op een Voorbereidende vergadering:
- Minder informatie vergaren maar meer meningsvorming met het college en met de collegae raadsleden.
- Onderling debat
- Ook besluiten of het voorstel nog op dezelfde avond in de besluitvormende vergadering kan worden geagendeerd.
Meningsvormende fase = Voorbereidende Vergadering
- Formeel
- Maximaal 3 deelnemers per fractie, minimaal 1 raadslid
- Geen detailvragen aan het college wel meningsvorming met het college
- Debat
- Voorzitter burgemeester
- Van 19.30 uur tot 21.30 uur.
- Vergadering; 1e week na de Informatieavond
- Rijp voor de besluitvormende vergadering?
- Presidium is agendacommissie
- Tussen de voorbereidende vergadering en besluitvormende vergadering kunnen nog schriftelijke vragen gesteld worden.
Doel: meningsvorming
Toelichting op een Besluitvormende vergadering:
- Enkel politieke discussie en besluiten nemen.
Besluitvormende fase = Raadsvergadering
- Formeel
- Raadsleden
- Geen herhaling van en uitbreiding van de Voorbereidende Vergadering
- Wethouders zijn geen deelnemer
- Politieke discussie
- Voorzitter burgemeester
- Van 21.45 uur tot 22.45 uur
- De agendapunten voor de raadsvergadering komen uit de vorige vergadercyclus. Voor A-stukken en voor andere stukken die aan termijnen verbonden zijn ( of een z.g. deadline) kan een uitzondering worden gemaakt.
- Vergadering: 2e week na de Informatieavond
- Presidium is agendacommissie
Was getekend: de griffier
De drie fasen van een besluitvormingsproces: informatie verzamelen, opinie vormen, en besluiten zijn hier duidelijk gescheiden.
Het verloop van de informatieavond is sterk afhankelijk van het onderwerp en welke personen of groeperingen daaraan deelnemen. Externe deelnemers moet wel tijdig op de hoogte worden gesteld en over de stukken beschikken zodat zij zich kunnen voorbereiden. Kennelijk is het ook de bedoeling dat personen of groeperingen die niet zijn uitgenodigd zich wel kunnen aanmelden. Daarvoor moet dan wel weer tijd zijn. Kortom de informatieavond moet heel goed worden voorbereid en geregisseerd en daar is voorbereidingstijd nodig voor alle partijen.
Tussen informatieavond en voorbereidende vergadering is maar één week. In die week moet de informatie worden omgezet naar een mening met alternatieven. Zeker als er van buiten de raad zinnige dingen zijn ingebracht –en dat zal toch de bedoeling zijn- is ruimte voor overleg tussen raadsleden en niet-raadsleden zeer wenselijk. En dan is een week wel erg kort, zeker als je als niet raadslid alle fracties af moet om je mening te geven. Het als gast van één fractie aan de voorbereidende vergadering deelnemen wordt niet als een goede oplossing gezien.
Het staat vetgedrukt in de toelichting die de griffier heeft gegeven: stukken uit de voorbereidende vergadering komen pas in de volgende cyclus in de besluitvormende vergadering. Voor A-stukken (hamerstukken) en stukken met een dead-line kan een uitzondering worden gemaakt. Vraag bij de uitzonderingen is wie wanneer bepaalt wat een A-stuk is en wanneer. Dead-line-stukken ontstaan vaak doordat te laat met de voorbereiding is begonnen. Dat moet en kan worden vermeden. Dan houdt je alleen calamiteiten over om toch dezelfde avond te beslissen.
Het gevolg is dat normaliter er zes weken ruimte is tussen voorbereidende en besluitvormende vergadering. Dat is wel weer erg veel en ook onnodig, maar dat heb ik al meer beweerd. Wel constateer ik een etgenstrijdigheid met de toelichting op de voorbereidende vergadering.
3. Ook besluiten of het voorstel nog op dezelfde avond in de besluitvormende vergadering kan worden geagendeerd.
Tot zover de theorie en nu de praktijk van de eerste maal.
De voorzitter heeft al direct gezegd dat de kadernota handhaving op 1 februari zowel in de voorbereidende als in de besluitvormende vergadering moet worden behandeld. Ze zei er niet bij waarom. Vooralsnog houd ik het er op dat er gewoon te laat met de voorbereiding van de raadsbehandeling is begonnen. Maar dat helpt nu niet meer.
De overige stukken kunnen dus naar de besluitvormende vergadering van half maart. En wat zie ik op de agenda voor de besluitvormende vergadering van 1 februari? Alle stukken van de voorbereidende vergadering zijn ook voor de besluitvormende vergadering geagendeerd!!! Weliswaar met een restrictie, maar de bedoeling van de opsteller van de agenda ligt er wel dik bovenop. Die agenda zag ik opeens afgelopen vrijdag in de bibliotheek en hij staat ook niet op de website. De agenda was wel gedateerd op 14 januari. Maar er is al een agenda voor de besluitvormende vergadering met dezelfde datum. Op die agenda staat dat de agenda punten later worden bepaald.
In de toelichting van de griffier staat ook dat het presidium –dus de raad zelf- de agenda opstelt. Voor mij is hiermee de chaos compleet. Ik ben benieuwd hoe dit dinsdag gaat verlopen. Kinderziekte??
Over de inhoud van de avond heb ik niet veel te melden. Ik was er ook niet de hele tijd. De opmerking bij de kadernota handhaving dat er overleg was met wijk- en dorpsraden veroorzaakte op de tribune enige onrust.
De informatie over de kosten van het leerlingenvervoer kwam hard aan. Het wachten is nu op de uitslag van de aanbesteding. Zelf verwacht ik daar niet zoveel van. Marktwerking op zo'n complex terrein met zo weinig aanbieders leidt maar zelden langdurig tot zowel een betere kwaliteit als een lagere prijs.
De presentatie over de marechaussee gaf aanleiding tot wat verbazing. De kennis van de presentator hiervan eindigde in 2008. Later werd de bedoeling mij wel duidelijk. Iemand wil iets met dat complex waar de commissie kwaliteit niets in ziet. Er zijn daarom in 2008 randvoorwaarden opgesteld. Die randvoorwaarden zijn nooit in de raad geweest en dat is, omdat de raad bevoegd is op het gebied van bestemmingsplannen, wel nodig. Er is dus een raadsbesluit nodig en zo'n proces begint met een informatie. Helemaal correct dus. Aangezien er blijkbaar ook bij de ontwikkelaar op dit moment weinig activiteit is kan dit onderwerp uitstekend worden meegenomen bij de vaststelling van het bestemmingsplan binnenstad.
Bij de presentatie miste ik wel het voorbereidingsbesluit voor de Raaijmakerslaan. Er zitten een paar merkwaardige kantjes aan. Allereerst natuurlijk de vertraging bij het bestemmingsplan buitengebied. Maar wat wil het college nu eigenlijk? Het besluit dient ter bescherming tegen ongewenste ontwikkelingen. De bewoners willen iets dat niet kan vanwege de agrarische bestemming. Bescherming tegen die activiteiten is er dus al. Maar misschien laat de agrarische bestemming iets toe at het college ook niet wil. Dan willen zowel de bewoners als het college dat er iets verandert aan de bestemming. Ideaal voor nader overleg zou ik zo denken. Maar past dit onderwerp dan niet beter bij het bestemmingsplan Estersveld?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten