"Vernieuwend vergaderen" deel 2

In de vergadering van 13 juli is een besluit over een eerste versie van deze nota aangehouden omdat een deel van de raad vond dat de tijd tussen voorbereidende en besluitvormende vergadering wel erg lang zou kunnen worden.
Het schema van de raadsvergaderingen zou er als volgt uitzien:
Week 0 presidium;
Week 1 informatieavond eerste cyclus;
Week 3 voorbereidende vergadering eerste cyclus;
Week 3 besluitvormende vergadering vorige cyclus;
Week 6 presidium tweede cyclus;
Week 7 informatieavond tweede cyclus;
Week 9 voorbereidende vergadering tweede cyclus;
Week 9 besluitvormende vergadering eerste cyclus;
Week 12 presidium derde cyclus;
Week 13 informatieavond derde cyclus;
Enz. enz.

Tussen informatieavond en besluit liggen standaard 8 weken en dat is echt veel. De enige mogelijkheid is voorbereidende en besluitvormende bespreking op dezelfde avond te doen. Dat kan in uitzonderingsgevallen, waar het om louter formele zaken gaat wel eens verantwoord zijn.

Ik was benieuwd welke oplossing voor dit dilemma zou worden gevonden en of er verder nog iets over het hele besluitvormingstraject zou worden opgemerkt. Het vergaderschema is slechts een topje van de besluitvormingsijsberg. Met name de plaats van communicatie tijdens het proces kan in Grave wel wat verbetering gebruiken.

Dus eerst de nieuwe notitie maar gedownload. Tot mijn verbazing bleek die gewoon onveranderd. Vervolgens het vergaderschema en ja hoor daar was een verandering te zien. Allereerst natuurlijk dat het schema niet op 1 september 2010 begon, maar op 1 januari 2011. Belangrijker is echter dat in het schema de tijd tussen informatieavond en voorbereidende vergadering van twee weken is teruggebracht naar één en daarmee tegelijk de hele cyclus van zes naar vijf weken. In plaats van 8 weken zit er nu 6 weken tussen informatieavond en besluit.

Mijn verbazing ging over in ergernis toen ik het ontwerp raadsbesluit las. Daarin wordt voorgesteld zowel de notitie als het schema vast te stellen en die zijn met elkaar in strijd. Een op zich makkelijk te herstellen slordigheid, maar in mijn ogen een vreselijk storende. Besluiten moeten zorgvuldig worden geformuleerd, maar daar heb ik het al meer over gehad.

Inhoudelijk vind ik het niet echt een verbetering. 6 weken is heel vaak beter dan 8 en er kunnen nu 2 vergadercycli meer in een jaarprogramma worden opgenomen. Daar staat tegenover dat de tijd die de fracties hebben voor intern overleg wordt gehalveerd. Eigenlijk begint de cyclus met de vergadering van het presidium. In die vergadering wordt immers de agenda vastgesteld en dat gebeurt neem ik aan op basis van de ontwerpvoorstellen. Nu is in het nieuwe schema het tijdsverloop tussen presidiumbijeenkomst en informatieavond 2 weken in plaats van 1 zoals bij het schema van 13 juli. Het hele besluitvormingstraject duurt in het schema van 13 juli 9 weken en in dat van nu 8. Tel uit je winst.

De combinatie van een voorbereidende en een besluitvormende vergadering met eigen agenda vind ik ongelukkig. Er is maar de helft van de tijd beschikbaar in vergelijking met de huidige situatie. De ervaring heeft al geleerd dat het nu al moeite kost de avonden om 22:30 te beëindigen. De verleiding om over een achteraf makkelijk agendapunt maar direct te beslissen zal vaak te groot blijken. De wethouders worden halverwege de bijeenkomst naar huis gestuurd. Of is het toch handig ze ook bij de besluitvormende vergadering toch maar te laten meedoen?

Is er een alternatief? In mijn reactie op de vorige versie van het verhaal heb ik al aangegeven ergens een ander schema te hebben liggen. Dat diende als basis voor het volgende.

Allereerst moet ik wat dieper in de ijsberg doordringen. Een uiteindelijk raadsvoorstel moet alle relevante informatie bevatten die nodig is om een besluit te nemen. Die informatie zal vooral uit ambtelijke kring moeten komen. Ik mag er toch van uitgaan dat ambtelijk apparaat en zeker ook het college in ieder geval alle vragen die zij zelf zouden hebben in het stuk beantwoord zien. Op dit moment is dat wel anders. Dat brengt mij tot de conclusie dat informatieavond en voorbereidende vergadering bij een goede voorbereiding beter met elkaar kunnen worden gecombineerd dan voorbereidende en besluitvormende vergadering. In het verleden is gebleken dat 2 weekenden tussen ontvangen stukken en de vergadering de fracties voldoende ruimte biedt voor intern overleg en eigen informatie. Dat betekent dat er tussen voorbereidende en besluitvormende vergadering 14 dagen ruimte moet zijn. Er is dan na de voorbereidende vergadering een tweetal dagen om eventueel het definitieve raadsvoorstel aan te passen. Bij een goede voorbereiding hoeft in de meeste gevallen niet meer dan 2 weken te verlopen tussen voorbereidende en besluitvormende vergadering. Het doorschuiven van een besluit naar een volgende cyclus kan dan tot de uitzonderingen behoren.

Er hangen aan het opstellen van zo’n schema natuurlijk nog een hoop andere zaken. Om een lang verhaal daarom kort te maken hierbij een proeve van een besluitvormingstraject om in kabinetsformatietermen te spreken.
Week 0 (maandag of dinsdag) presidiumvergadering;
Week 0 (donderdag) openbaar maken stukken op website en toezenden;
Week 1 intern overleg fracties;
Week 2 (dinsdag) voorbereidende vergadering;
Week 2 tot vrijdag aanpassen voorstel, indienen amendementen en moties; raadplegen presidium over eventueel doorschuiven voorstel;
Week 2 (vrijdag) verspreiden aanvullende stukken.
Week 4 besluitvormende vergadering.

De hele cyclus vraagt zo 4 weken. De fracties hebben voor de vergadering telkens een week en 2 weekenden. Als het stramien van iedere zes weken een cyclus wordt aangehouden kunnen de 2 vrije weken worden benut voor presentatieavonden. Dat kunnen presentaties aan de raad zijn van onderwerpen die pas later aan de orde komen, maar ook over onderwerpen die in de eerstvolgende cyclus worden behandeld. Ook publieksavonden kunnen in deze 2 weken worden georganiseerd. Eventueel is daarvoor in week 1 en 3 ook nog wel een mogelijkheid, maar dan hebben de fracties weer minder tijd.

De voorbereiding in ambtelijk apparaat en college moet hier natuurlijk nog worden voorgehangen.
Er is naast het schema nog een hele reeks andere onderwerpen die onderdeel zijn van de organisatie van het besluiten. Bij voorgaande gelegenheden heb ik daar al het een en ander over geschreven. Betrokkenheid van belanghebbenden en belangstellenden is daarbij een belangrijke. Ook de vorm van de beleidsvormende vergadering verdient nog veel aandacht. Ik wees daar ook op in mijn reactie op het voorstel voor het Arsenaal. In plaats van de stoelendans van nu die veel weg heeft van drie commissievergaderingen na elkaar zouden parallelvergaderingen een alternatief kunnen zijn. En dan natuurlijk de vastlegging van de besluiten. Allemaal herhalingen.

Ik moet oppassen dat deze weblog niet gaat lijken op de zomerprogrammering van de televisie. Daarvoor verwijs ik naar voorgaande bijdragen. Het zijn er inmiddels al heelwat en helaas komen sommige zaken meermaals aan de orde. Dat dwingt mij om daar wat orde in te gaan aanbrengen.