Beheerplannen 2011-2014: het voorstel is er!!

Het raadvoorstel staat inmiddels ook op de site en zoals al kon worden verwacht wordt voorgesteld de aanzienlijke reserve af te romen. Door dit afromen verschuif je de problemen eigenlijk naar de volgende periode en dat is fout. In dit geval zou dat kunnen meevallen. De methode is niet fraai, maar het kan best zijn dat met een theoretisch betere methode uiteindelijk "rechts onder de streep" hetzelfde resultaat verschijnt en daar gaat het uiteindelijk om.

Ik kan dit het beste toelichten door hieronder eerst de tekst van het voorstel over te nemen en dan hoe je van daaruit tot iets moois zou kunnen komen.

Eerst de oorspronkelijke tekst.

De acht beheerplannen zijn herzien en leiden tot een budgetvraag van structureel € 585.437, -. Binnen de begroting 2011 bedraagt het totale budget € 1.362.147, - voor de uitvoering van de beheerplannen. Dit bedrag is nog beschikbaar, nadat de kapitaallasten van de oude beheerplannen, welke opgenomen zijn in de begroting 2011, in mindering zijn gebracht. Laatstgenoemd bedrag is inclusief de bezuiniging van € 490.790, - opgenomen op pagina 104 van de begroting 2011. Hierdoor bedraagt de taakstelling € 2.585.437, - minus € 1.362.147, - is € 1.223.290, -. Deze taakstelling kan ingevuld worden door de inzet van de in de afgelopen jaren gevormde reserves c.q. voorzieningen voor de egalisatie van de jaarlijkse dotaties in de beheerplannen. Deze reserves en voorzieningen zijn opgebouwd door het maar gedeeltelijk uitvoeren van de beheerplannen. De stand van de reserves en voorzieningen bedraagt naar verwachting per 1-1-2011 in totaal € 5.648.797, - en leidt tot lagere jaarlijkse dotaties van € 882.487, -. Door besparingen en taakstellingen door te voeren kan in totaal € 345.723, - bespaard worden. Samen bedraagt dit in totaal € 1.228.210, -, voldoende voor de hiervoor vermelde taakstelling. Deze taakstellingen kunnen worden doorgevoerd zonder het kwaliteitsniveau van de beheerplannen wezenlijk aan te tasten.

 

Dan nu mijn versie

 

De acht beheerplannen zijn herzien en leiden tot een budgetvraag van structureel € 2.585.437, - per jaar. Met inachtneming van de afgesproken gecorrigeerde bezuiniging van € 490.790 (zie pagina 104 van de programmabegroting 2011) is in de begroting 2011 voor deze beheerplannen € 1.362.147 beschikbaar. Er is in dit jaar dan nog een tekort van € 1.223.290.

Voorgesteld wordt dit tekort in 2011 als volgt te dekken. De voorzieningen voor deze beheerplannen zijn inmiddels opgelopen tot in totaal € 5.648.797 terwijl het volgens de berekeningen uit de vorige beheerplannen € =?.???.???. Er is dus per jaar minder besteed dan beschikbaar was. De oorzaak daarvan is dat en goedkoper is gewerkt en dat minder is uitgevoerd dan voorzien. Toch kan –een enkele uitzondering daargelaten, zoals bij de civiele objecten- niet worden gesproken van een onderhoudsachterstand. De kwaliteit is voldoende. Wij achten het daarom verantwoord het berekende vereiste budget van € 2.585.437 met 13,37% ofwel € 345.723 te verlagen tot € 2.239.714. Het tekort is dan in 2011 nog € 877.567. Wij stellen voor dit bedrag aan de voorzieningen te ontrekken. In de jaren 2012, 2013 en 2014 zullen dezelfde bedragen in de begroting worden opgenomen. In totaal wordt zo 4 x € 877.567= € 3.510.268 aan de voorzieningen onttrokken. Natuurlijk zal deze handelwijze consequenties hebben voor de volgende herziening van de beheerplannen. Verwacht kan worden dat de jaarlijkse voorziening dan aanzienlijk zou moeten worden verhoogd. Tijdig voordat de volgende reeks beheerplannen moet worden vastgesteld zal daarom het hele systeem moeten worden aangepast.

Opmerkingen:

• De extra bezuiniging van € 345.000 is tot stand gekomen door per beheerplan een bedrag te ramen en die bedragen op te tellen. Ik heb gemakshalve dat bedrag overgenomen. Vandaar het merkwaardige percentage van 13,37%. Zelf zou ik gezien de onnauwkeurigheid van de berekeningen een overall percentage van 15% hebben genomen, zonder me als raad druk te maken op welke wijze die besparing wordt verkregen.
  
• In het voorstel wordt iets meer uit de voorzieningen gehaald dan strikt nodig. Vandaar het verschil tussen € 882.487 in de collegeversie en € 877.567 in de mijne.
  
• Ik heb niet kunnen achterhalen wel bedrag in de gezamenlijke beheerplannen had moeten zitten en dus hoeveel er teveel in zit. Uit de tabel op pagina 5 van het voorstel is per beheerplan een bedrag genoemd voor de inzet van de reserve/voorziening. Opgeteld levert dat de € 882.487, maar waarom juist die bedragen per plan zijn gekozen heb ik niet kunnen vinden. Het doet er naar mijn idee ook niet toe. Er is gewoon een greep in de kas nodig van € 877.567 om de zaak gedekt te krijgen. Het mooiste zou zijn wanneer de onttrekkingen de komend vier jaren precies het gemiddelde van het maximum en minimum in de nieuwe aanpak als restant zouden opleveren!
  

Ik kan me voorstellen dat vanuit de raad de vraag komt of het college al ideeën heeft over de aanpassingen die nodig zijn. Het volgende kan daarop het antwoord zijn.

Gebleken is dat de werkelijk benodigde onderhoudsbudgetten aanzienlijk verschillen van de in de beheerplannen berekende. Wij overwegen dan ook om in ieder geval de budgettering in de hiernavolgende periode anders te regelen. In plaats van naar de toekomst te kijken en van daaruit het budget te berekenen kunnen we op basis van de gemiddelde werkelijke kosten over de laatste 10 jaar, rekening houdend met de inflatie het budget voor de komende vier jaar per beheerplan vaststellen. Door het instellen van een gezamenlijke voorziening, met een minimum en maximum omvang, worden schommelingen per jaar en per beheerplan ondervangen. Als na 4 jaar blijkt dat de voorziening boven het maximum is gestegen wordt dit teveel teruggestort in de algemene reserve. Doordat de nieuwe stortingen worden gebaseerd op de werkelijk gemaakte kosten in het verleden wordt de storting al op die basis gecorrigeerd. Hetzelfde geldt omgekeerd bij een onderschrijding van het minimum. In deze systematiek is het minder logisch ook investeringskosten mee te nemen. Energie- en andere exploitatiekosten passen hier weer wel in.

De technische kant van de beheerplannen kan eenvoudiger en is ook voor de raad minder van belang. Wanneer er een goede informatie beschikbaar is van de aanwezige objecten en per onderdeel onderhoudsschema's beschikbaar zijn is niet nodig elke vier jaar een nieuw plan voor het onderhoud op te (laten) stellen. Opheffen van defecten en schades is per definitie niet te plannen. Een goede management- en, daarvan afgeleide, bestuurrapportage is voldoende.

 

Moraal: Ik zou het iets anders formuleren, maar ook op basis van de besluiten die de raad op dit voorstel van het college gaat nemen is op termijn een goede aanpak te bereiken. Daar moet wel aan worden gewerkt. Één vraagje heb ik nog. De beheerplannen bestrijken 4 jaar. Waarom wordt dan besloten de voorziening voor 5 jaar af te romen?

P.S. Juist bij dit stuk moest ik terugdenken aan een jaar of tien geleden. Door als een concept raadvoorstel klaar was na te gaan welke vragen en opmerkingen Jan de Rijk zou maken en de reactie daarop bij voorbaat in de definitieve versie op te nemen werd het uiteindelijke voorstel een stuk beter. "Jan de Rijk-proof" was de term.