Beheerplannen 2011-2014

De beheerplannen heb ik doorgekeken en ik beklaag de raadsleden die op basis van deze papierstapel moeten beslissen met als doel € 500.000 minder per jaar uit te geven. Daarmee wil ik geenszins beweren dat het slechte plannen zijn. Integendeel het zijn uitstekende documenten op basis waarvan de ambtelijke organisatie een werkplanning kan maken en het college voorstellen aan de raad kan opstellen. Wat ontbreekt is het raadvoorstel.

Het lezen van de samenvattingen, conclusies en of aanbevelingen geven mij toch al aanleiding tot het maken van een aantal opmerkingen.

Allereerst een beschouwing over mijn idee over de systematiek van het werken met beheerplannen en fondsen daarvoor.

De 8 beheerplannen zijn deels door externen opgesteld en verschillen ook van opzet. Wel kun je spreken van een gemeenschappelijke hoofdstructuur. Die is als volgt:

• Uitgerekend is voor een reeks van jaren welk bedrag in een jaar moet worden besteed om de betreffende voorziening in een goede staat te houden. Daarbij is een aantal vragen te stellen.
  
  • De eerste vraag is natuurlijk naar de definitie van goede staat. De één wil een deukvrije auto en een ander is tevreden als hij altijd rijdt en op tijd remt. Dat levert wel een verschil in kosten op. Met kosten/baten vergelijkingen kun je ook zoeken naar een acceptabel onderhoudsniveau tegen aanvaardbare kosten. Daarvoor moet er keuze zijn tussen enkele scenario's. Zeker nu wordt bezuinigd is zo'n keuzemogelijkheid essentieel.
    
  • Een tweede vraag is dan welke periode je aanhoudt. De te verwachten levensduur is een mogelijkheid, maar het kan net zo goed anders.
    
  • Als derde moet de vraag worden beantwoord welke kosten je in het beheerplan meeneemt en dan met name of investeringskosten in het plan worden meegenomen.
    
• Als de kosten voor een reeks van jaren bekend zijn komt de vraag aan de orde hoe je de benodigde budgetten financieel verwerkt. De eenvoudigste manier is om per jaar dat bedrag in de begroting op te nemen. Dat leidt tot jaarlijks soms grote verschillen. Daarom is in het verleden al besloten om voor ieder beheerplan een voorziening in de begroting op te nemen. Daar wordt gedurende een aantal jaren een vast bedrag ingestort en ieder jaar wordt er het nodige uitgehaald. Als de storting hoger is dan de uitgaven neemt het voorzieningenfonds toe en in het omgekeerde geval neemt het af. Ook bij dit onderdeel is een aantal vragen te stellen.
  
  • Hoe bepaal je de jaarlijkse storting. Het eenvoudigst is het gemiddelde te nemen over de gekozen reeks van jaren. Aan het eind van de periode is het fonds dan weer precies 0. Zeker als een lange periode in acht is genomen kan dan het fonds in het begin sterk toenemen omdat naar mate een object ouder wordt de onderhoudskosten stijgen. Ook kan het bij het opnemen van veel objecten met een verschillende ouderdom leiden tot een negatief fonds. Je kunt ook beginnen met het gemiddelde over de eerste 4,5,6,7,8,9 of 10 jaar (kies maar) en na verloop van die periode het gemiddelde over de volgende periode.
    
  • Moet er een minimum en een maximum worden gesteld aan de omvang van een fonds en mag het fonds gedurende één of meer jaren negatief worden?
    
  • Als de vorige vragen bevestigd worden komt de vraag aan de orde wat er moet gebeuren als de grenzen worden overschreden. Een eenvoudige aanpak daarvan is natuurlijk afromen naar of aanvullen uit de algemene reserve. Maar je zou ook kunnen kiezen voor aanpassen van het jaarbedrag. Van belang is daarbij om een goed inzicht te hebben in de oorzaak van de grensoverschrijding.
    
  • Samenhangend hiermee is de vraag aan de orde of er een bodem in het fonds moet zijn voor calamiteiten, m.a.w. moet het minimum hoger liggen dan 0.
    
  • En dat leidt weer tot de vraag of je de diverse voorzieningen kunt koppelen. Dan zou je kunnen stellen dat ieder fonds tot 0 of zelfs daaronder mag dalen, maar dat het totaal van de voorzieningen niet lager mag zijn dan "noem maar een bedrag".
    
  • Ook zal nog moeten worden beslist hoe wordt omgegaan met inflatie en rente over het fonds.
    
• Er wordt wel eens gezegd dat een planning beschrijft hoe het niet gaat. Dat mag wat overdreven zijn, maar het is zeker dat de werkelijkheid zal afwijken van hetgeen van te voren is uitgerekend. Kosten kunnen mee- en tegenvallen en ook kan er meer of minder onderhoud nodig zijn om de gewenste kwaliteit te handhaven. Tot slot is het ook niet ondenkbaar dat gewoon niet wordt uitgevoerd wat eigenlijk zou moeten en dan houd je (als het goed is) geld over en neemt de voorziening toe en dat kan zonder voldoende inzicht weer tot ondoordachte maatregelen leiden. Hieruit volgen 2 conclusies.
  
  • Het geheel moet goed worden gevolgd via management- en bestuurrapportages;
    
  • De berekeningen moeten op gezette tijden worden bijgesteld.
    
• Uiteindelijk moet wel in acht worden genomen dat ook deze systematiek geld en tijd kost. Het mag niet leiden tot een kwartje uitgeven om een dubbeltje te besparen.
  

De nu beschikbare stukken verdienen niet allemaal de titel beheerplan ofschoon dat voorblad er wel is aangehangen. Een aantal is beperkt tot een beschouwing over het nodige budget.

Dat voor punt 1 de beheerplannen verschillen is te verdedigen. Voor de punten 2, 3 en 4 zou eenzelfde opzet moeten worden gevolgd. Met behulp van Excel zijn redelijk eenvoudig plaatjes te maken van het effect van verschillende keuzes

Nu is het verschijnsel beheerplan in Grave niet nieuw. Bij het zoeken naar het antwoord op de vraag hoe we met jaarlijks € 500.000 minder toch een acceptabele kwaliteit verkrijgen kan de ervaring uit het verleden nuttige informatie verschaffen. Met name is daarbij de vraag van belang of de stand van de voorziening, die blijkbaar in een aantal gevallen flink hoog is, veroorzaakt is omdat in het verleden te pessimistisch is gerekend, of omdat het werk niet is uitgevoerd. Als dit laatste het geval is zal duidelijk moeten worden wat daarvan de consequenties zijn. Ik ben ergens in de plannen het begrip "inhaalslag" tegengekomen.

Nu per beheerplan wat opmerkingen naar aanleiding van de samenvattingen:

Beheerplan openbaar groen Grave 2011-2014, opgesteld door Arcadis 3 september 2010.

Gezien de datum van dit rapport rijst natuurlijk de vraag hoe het gemeentelijk apparaat zelf hierover denkt.

Er wordt wel aangegeven wat in 2011 nodig is (€ 82.000) en de jaren 2012-2014 (€ 100.000 per jaar). Er wordt geen relatie gelegd met de huidige storting en ook is kennelijk niet bekend wat de stand van de voorziening voor dit plan is. Er is niet gekeken naar mogelijke bezuinigingen en de consequenties daarvan.

De reikwijdte van het plan is niet verder dan 2014. Uitgaande van de gedachte dat het groenbeleid toch redelijk stabiel zal zijn is deze korte termijn (=looptijd beheerplan) geen bezwaar.

Naar mijn mening is dit rapport onvoldoende om een gefundeerde mening te hebben over de vraag hoe het groenbeheer kan bijdragen aan de gewenste bezuiniging.

Aangezien ik niet weet wat nu de jaarlijkse storting in het fonds is kan ik zo niet zeggen wat op basis van deze gegevens de bijdrage aan de bezuiniging kan zijn. Het is wel uit de begroting 2010 te halen, maar het hoort in het raadstuk thuis.

Beheerplan I.C.T.

Ik heb de indruk dat dit beheerplan door de eigen dienst is opgesteld. Uit de samenvatting is de conclusie te trekken dat inhoudelijke bezuiniging niet verantwoord is maar dat de storting de komende jaren met € 150.000 kan worden verlaagd zonder aan kwaliteit in te boeten, zij het dat daarmee wel een wissel wordt getrokken op de toekomst. Vraag voor mij blijft hoe het komt dat het fonds zo hoog is geworden. Is het meegevallen, hetgeen in de ICT-wereld niet gewoon is, of is het programma niet gehaald en wat zijn daarvan weer de consequenties. Over het verlagen van de storting omdat het fonds voldoende ruimte daarvoor biedt kom ik aan het eind nog even terug. Het verschijnsel doet zich in meer gevallen voor.

Ook dit plan kijkt, tenzij ik in de gauwigheid iets over het hoofd heb gezien, niet verder dan 2014, hetgeen gezien de ontwikkelingen in de ICT ook prima is.

Op basis van dit rapport zijn met behulp van wat nadere toelichting wel conclusies te trekken over een mogelijke en verantwoorde bezuiniging.

De bijdrage aan de bezuiniging kan volgens het rapport € 150.000 bedragen

Beheerplan Materieel Buitendienst

Ook dit plan is van de eigen dienst afkomstig. Er is doorgerekend tot 2023, maar de conclusies zijn getrokken tot 2014. Deze aanpak spreekt mij wel aan. Je moet dan wel in de gaten houden of in de volgende periode de donatie aan het fonds niet drastisch moet worden verhoogd. Uitgerekend is dat eigenlijk € 116.000 nodig is. Door financiële trucs en een werkelijke bezuiniging (minder machines) kan dat bedrag met € 20.000 worden verlaagd. Maar dan wordt het link. Die € 96.000 wordt gedekt door 6 jaar lang € 65.000 uit de voorziening te halen die daarna ook leeg is. Er is dus maar een storting van €35.000 per jaar nodig. Ook hier wordt de voorziening afgeroomd.

Dit rapport biedt voldoende informatie om beslissingen te nemen.

Door de storting van € 35.000 te vergelijken met de storting in 2010 is de bijdrage aan de gewenste bezuiniging te berekenen.

Herziening Beleidsplan Openbare Verlichting Deel 1 Leidraad voor het beleid

Dit rapport is afkomstig van Nobra Technisch Adviesbureau B.V. en gedateerd september 2010

De titel wekt nieuwsgierigheid op naar deel 2 en 3. Het is een aanpassing van het plan uit 2006. Volgens de samenvatting is per jaar € 254.000 nodig als je het in 5 jaar wilt uitvoeren. Doe je er 8 jaar over dan wordt het € 159.000 per jaar. Er wordt gesproken over investeringen en herverlichten. Mij is niet duidelijk of onderhoud en exploitatie daarin zitten. Evenmin of die sowieso in dit beheerplan zijn meegenomen.

Omdat ook inzicht in de huidige storting moet worden opgezocht is de bijdrage aan de bezuiniging nog niet te geven

Beheerplan wegen van de Grontmij gedateerd 30 augustus 2010.

Dit rapport heeft een reikwijdte van 5 jaar (inclusief 2015)

Dit rapport geeft enkele varianten die als resultaat jaarbudgetten vragen variërend van € 485.000 tot € 854.000. De grontmy beveelt een middenvariant aan met een budget van € 671.000.

Hier ontbreekt de relatie van benodigd budget met de voorziening. Over de bijdrage aan de bezuiniging valt op deze basis niets te zeggen.

Beheerplan civiele objecten 2011-2014, opgesteld door AP-con(?) 28 september 2010

Het onderhoud van bruggen en andere objecten is kennelijk verwaarloosd. Uitgerekend zijn de budgetten voor (afwijkend van de titel) 2011 tot en met 2015. (tussen € 181.000 en € 39.000). Ook hier ontbreekt nog de binding met een voorziening, dus er valt niets te zeggen over de bijdrage aan de bezuiniging.

Beheerplan Gemeentelijke gebouwen 2011-2014, afkomstig van asset facility management.

Het rapport bestrijkt de periode tot 2030. Waarom het dan beheerplan 2011-2014 heet moet nog worden uitgelegd. Waarschijnlijk zit dat in de ombouw door de gemeente van dit rapport naar het eigenlijke beheerplan.

Hier ontbreekt ook de relatie met de voorziening. Over de consequentie van mindere kwaliteit en dus lagere budgetten is niets vermeld.

 

Beheerplan schoolgebouwen 2011-2014

Dit plan is kennelijk ook van de eigen dienst afkomstig. Er wordt een relatie gelegd met de voorziening. Langjarig (tot 2054) is gemiddeld € 140.000 per jaar nodig. Omdat de voorziening flink is gevuld (hoe is dat gekomen?) kan worden volstaan met een storting van € 107.000 per jaar. En dan komt het! Als je niet verder kijkt dan 20 jaar hoef je gedurende die periode helemaal niets in het fonds te storten! Dat is een bezuiniging van € 107.000 (tenzij de storting in 2010 iets anders was). Daarbij moet wel in ogenschouw worden genomen dat wordt geanticipeerd op een beslissing over "We have a dream" en dat vind ik nogal speculatief. Deze handelwijze brengt me tot een slotbeschouwing over….

Wat te doen met een overvolle voorziening

In het beheerplan materieel buitendienst, het beheerplan schoolgebouwen en in het beheerplan ICT is sprake van een overvolle voorziening. Voorgesteld wordt dan ook de vereiste bezuiniging eenvoudig te realiseren door een greep te doen in die voorziening. Zeker bij de schoolgebouwen gebeurt dat nogal drastisch. Ik zet daar vraagtekens bij en vind het principieel onjuist. Je moet een systeem van financiering kiezen waarbij de voorziening binnen bepaalde grenzen blijft. Als je daar buiten komt en toch je werk hebt uitgevoerd is de conclusie dat er uit de algemene dienst teveel naar de voorziening is gegaan en dat moet dan terug naar de algemene reserve. Hetzelfde geldt omgekeerd bij een voorziening die beneden het gewenste niveau zakt. Voorkomen moet worden dat nadat de voorziening is leeggeplukt er plotseling een drastische verhoging van de jaarlijkse storting nodig is. Ik vind het daarom beter wanneer maxima worden bepaald voor de diverse voorzieningen en een teveel wordt overgeheveld naar de algemene reserve. Van daaruit kan dan worden bekeken hoe het met de nodige bezuiniging staat. Bij een geringe overschrijding is natuurlijk een beperkte verlaging van de storting gedurende enkele jaren wel verdedigbaar, maar zo rigoureus als bij ICT en schoolgebouwen gaat mij te ver.

 

Ik vind het weer mooi zo! Het wachten is nu op een volledig en liefst tijdig voorstel of in ieder geval voldoende informatie waarop de raad zijn keuze kan baseren.