Allereerst de eerste vergadering op 2 februari: Het schema ziet er als volgt uit:
Aanmelden onderwerpen : niet ingevuld:
Ambtelijk gereed : niet ingevuld:
Presidium : 5 januari
Voorbereidende vergadering : 19 januari (reserve)
: 26 januari
Besluitvormende vergadering : 2 februari
Opmerkingen mijnerzijds
- Communicatie, waaronder publieksvoorlichting, is niet afzonderlijk in het schema opgenomen. Dat is niet erg als er bij de aanmelding van een onderwerp tegelijkertijd een planning van de aanpak van dat onderwerp is gevoegd. Daarin is opgenomen welke voorlichting wordt gegeven. Die planning zou dan in het presidium moeten worden goedgekeurd. Het presidium kan dan de onderwerpen ook wat evenwichtiger over de diverse vergaderingen verdelen. Nu is de ene besluitvormende vergadering overvol en de andere nagenoeg leeg.
- De voorbereidende vergadering is weer slechts een week voor de besluitvormende. Dat betekent dat wanneer er vragen niet beantwoord zijn de besluitvormende vergadering wordt vervuild met een deel voorbereiding en de fracties geen tijd hebben voor een volledig intern overleg. Het gekke is dat er een week eerder een reserve datum is opgevoerd. Een reserve houd je toch achter de hand? Draai die 2 om: op 19 januari de voorbereidende en de reserve op 26 januari. Een reservedatum is wel een goed idee. Overblijvende vragen kunnen dan in de reservevergadering alsnog worden behandeld. Dit omwisselen hoeft geen invloed te hebben op de rest van het schema want…..
- In de presidiumvergadering van 5 januari wordt de agenda vastgesteld op basis van ambtelijk afgeronde stukken. Er is dan alleen nog een dag tijd nodig voor het verbeteren van typefouten en de organisatie van het verzenden. Op donderdag 7 januari kunnen dan de stukken worden verstuurd en op de website worden gezet. Dat geeft de fracties gelegenheid in de week erna de fractievergadering te houden aan de hand van volledige stukken.
De vergadering van juni wordt een dubbelslag, het schema ziet er als volgt uit:
Aanmelding onderwerpen : niet ingevuld;
Ambtelijk gereed : niet ingevuld;
Presidium : 18 mei
Voorbereidende vergadering : 1 juni
Besluitvormende vergadering : 15 juni
: 29 juni
- Jaarrekening 2009
- Burap 2010-1
- Kadernota 2011
De dubbelslag zit er in dat er naast de normale cyclus ook elementen uit de Planning & Control cyclus aan de orde komen. Er is dan ook op 14 juni en technische toelichting op de stukken voor de raad op 29 juni voorzien. Nu houden met name de jaarrekening en de kadernota veel meer in dan techniek. In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over de uitvoering van het beleid dat in de begroting 2009 was afgesproken. In de kadernota wordt vooruitgekeken: wat willen we en wat kunnen we. Het zijn de zwaarste politieke stukken van het jaar. De partijen moeten daarom voldoende tijd hebben om met de achterbannen te overleggen. Het minste is om naast een technische toelichting waarin informatie wordt gegeven een extra voorbereidende vergadering in te lassen, waarin de fracties meningen kunnen uitwisselen om zo tot eventuele amendementen te komen. De besluitvormende vergadering wordt dan een echte politieke discussie met besluitvorming. Ideaal zou zijn wanneer de Burap en jaarrekening nog verder naar voren zouden kunnen worden geschoven. Waarom kan een bedrijf wel in januari met de cijfers komen en een gemeente daarmee pas in juni? Een stokoude vraag waar ik nooit een goed antwoord op heb kunnen krijgen. Personele capaciteit speelt daarbij natuurlijk een rol. Je zou daarvoor de mensen die met de P&C-cyclus bezig zijn niet moeten belasten met “de waan van de dag”.
Een onderwerp om met de nieuwe raad eens duchtig aan de orde te stellen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten