Voorbereidende vergadering 20 september 2011; Voorstel instellen commissies

Gezien de agenda zou het wel eens moeite kunnen kosten om 22:30 uur alle punten afdoende te hebben besproken. Het laatste agendapunt Milieujaarverslag 2010-Milieuprogramma 2011 zal daarvan wel het slachtoffer worden. Nu is dat een onderwerp dat toch al niet veel aandacht heeft van de raad. Dat blijkt ook wel uit het feit dat het programma voor het jaar 2011 pas eind september aan de orde komt.

 

Het eerste punt is het instellen van 2 raadscommissies en de daarbij behorende reglementering. Om maar met de deur in huis te vallen: dit voorstel is niet rijp voor een beslissing. Als dit wel zou gebeuren is het weer het kinderspelletje "ezeltje prik". Geblinddoekt het probleem van een ezelstaart op een ezellijf te bevestigen. Op goed geluk dud en meestal gaat het mis. Dat is wel de lol van het spel, maar toch niet de bedoeling van een raadvoorstel.

 

Dat ik het stuk niet rijp acht blijkt ook uit de lengte van dit commentaar. Maar helaas ontbrak de tijd overal de ontbrekende informatie op te halen en ook de meeste fractievergaderingen vinden na de voorbereidende vergadering plaats.

 

Vooruit dan maar.

 

De gemeenteraad zelf is raad al lang ontevreden over de gang van zaken. Men heeft de oplossing tot nu toe alleen gezocht in andere wijze van de raadvergaderingen. Van het oude systeem met één raadvergadering vooraf gegaan door drie commissievergaderingen is men gegaan naar een voorbereidende raadvergadering en een besluitvormende vergadering. Daarna werd het een informatieavond met een voorbereidende en besluitvormende vergadering op één avond. Die vergaderingen zouden haasje over spelen. Dat heeft niets met de waarnemend burgemeester te maken, maar betekent dat de onderwerpen uit de voorbereidende vergadering niet in de besluitvormende van dezelfde avond zouden worden afgewerkt, maar pas in de volgende cyclus. Dat systeem heeft nooit goed gewerkt. De informatieavond is maar één maal gehouden en er was altijd wel een reden om over de onderwerpen uit de voorbereidende vergadering toch dezelfde avond in de besluitvormende vergadering te beslissen.

Je zou denken dat er alle reden is om eens goed na te gaan wat er nodig is om op efficiënte wijze tot goede besluiten te komen waarvan ook de uitvoering controleerbaar is. Wat is er eigenlijk mis in de huidige werkwijze en hoe kunnen we dat verbeteren is een andere manier om die opgave te definiëren.

Maar nee, het presidium komt zonder probleemomschrijving direct tot een oplossing: afzien van de voorbereidende vergadering en in plaats daarvan 2 commissievergaderingen. En dat is het dan in grote lijnen. Op wat details na lijkt dit systeem als twee druppels water op het huidige. De voorbereidende vergadering wordt over twee avonden uitgesmeerd en daardoor hoeft de spelerswisseling niet tijdens de vergadering plaats te vinden. Door de commissievergaderingen over twee weken te verdelen treedt er tijdverlies op of is de kans groot dat de stukken weer erg laat zullen komen zodat overleg met de achterban nog moeilijker wordt.

Naar mijn mening dient het hele traject van besluitvorming te beginnen met het ambtelijke traject en eindigend met de wijze waarop besluiten worden vastgelegd en de uitvoering daarvan wordt gecontroleerd worden bekeken. Dat hoeft helemaal niet zo lang te duren en ook dit wiel is wel door anderen uitgevonden. Ergens in mijn webloggen heb ik er over geschreven.

 

Het heeft geen zin daar nu uitgebreid op in te gaan als de raad daar het nut toch niet van inziet. En omdat dit een voorstel van het presidium van de raad is, en bij gebrek aan tegenbericht unaniem, zal er weinig discussie over het principe nodig zijn. Het Presidium verwacht dat de raad ook met de details weinig moeite zal hebben. Het staat volgende week al op de besluitvormende agenda.

 

Het voorstel is in de vorm gegoten van een nieuw "reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad". Dit moet het oude reglement uit 2007 vervangen. Het was makkelijk geweest als de opstellers van het voorstel een overzicht hadden gegeven van de verschillen tussen oude en nieuwe versie. Dat is ook gebruikelijk.

Vergelijking van oud en nieuw is voor mij aanleiding tot de volgende opmerkingen

• Het eindtijdstip van de vergadering is voor de raad nogal belangrijk. In de nieuwe verordening staat daar niets over. Het is zeker een goedstreven. Te lang vergaderen komt de kwaliteit niet ten goede. Met een planmatige agendering en goede voorbereiding en tijdige informatie vooraf is dat te bereiken, maar niet met botweg op een vast tijdstip stoppen.
  
• Om te zorgen dat er niets wordt vergeten heeft een raadvoorstel een vast stramien (format). Opvallend is dat dit voorstel, afkomstig uit de raad zelf volledig afwijkend van vorm is. En dat heeft gevolgen, zoals….
  
• Na de inleiding begint een raadvoorstel met de paragraaf "doelstelling en het beoogd effect". Die paragraaf ontbreekt en juist hierin zou moeten staan wat het presidium onder een goede werkwijze van de raad verstaat.
  
• Vast punt is ook het onderwerp "argumenten en alternatieven" Daarin wordt aangegeven of er ook andere oplossingen denkbaar zijn en waarom dan juist dit voorstel het beste is om het probleem aan te pakken. Aandacht voor dit aspect zou zeker tot een veel beter voorstel hebben geleid.
  
• Communicatie is ook een vast onderwerp van een raadvoorstel. Meestal is de communicatieparagraaf beperkt tot interne communicatie in het stadhuis. Zelfs daar wordt nu niet over gesproeken (en gedacht?). En toch is communicatie bij het nemen van raadbesluiten belangrijk. Het ambtelijk apparaat moet voorstellen voorbereiden en besluiten uitvoeren. Het college doet ook voorstellen en is verantwoordelijk voor de uitvoering. Kunnen college en ambtelijk apparaat met deze aanpak uit de voeten? Is een week tussen laatste commissievergadering en besluitvormende vergadering voldoende om het advies van de commissie te verwerken en toch tijdig het definitieve voorstel openbaar te maken? Volgens de letter van de nieuwe verordening moet dat 7 werkdagen voor de vergadering gebeuren. Dat kan dus niet.
  
• Evaluatie is ook een vast onderdeel van een raadvoorstel. Maar dan moet je natuurlijk wel eerst een doel formuleren en dat is er nu niet. Hoe weten we dan wel of dit een goed besluit is geweest?
  

Tot zover de hoofdlijnen.Natuurlijk heb ik het oude en nieuwe reglement nog even naast elkaar op het scherm gezet. Ik heb speciaal op enkele zaken gelet.

• Zo heb ik extra gekeken naar de vastlegging van de vergadering. Het huidige audio verslag had tot nu toe geen status. Dat wordt nu geregeld. Alleen zou ik ook willen vastleggen dat de huidige wijze van presenteren gehandhaafd moet blijven en niet mag worden wegbezuinigd. Nu is alles makkelijk terug te vinden en volgens de letterlijke tekst van het reglement is een onbewerkt opname voldoende.
  
• De besluitenlijst is gebleven, alleen wordt die een zin later weer "verslag" genoemd, een kleinigheid.
  
• In het oude reglement was voorgeschreven dat de tekst van initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties en amendementen in de besluitenlijst moesten worden opgenomen!!!!!! De uitroeptekens zijn uit spijt dat ik bij mijn opmerkingen over de besluitenlijst niet eerder naar deze bepaling heb gekeken. De besluitenlijsten van de gemeente Grave deugen dus niet; niet alleen volgens mij, maar ook volgens de bepalingen van de gemeenteraad zelf.
  
• De oplossing voor het voorgaande die nu is verzonnen bevalt mij niet: "vermelding" is nu voldoende. Wat "vermelding" inhoudt is vaag. Ik vrees dat daar niet "vermelding van de tekst" mee wordt bedoeld.
  
• Ik blijf bij mijn mening dat de besluitenlijst pas een besluitenlijst is wanneer er in staat wat is besloten. Met andere woorden: de tekst van het uiteindelijke besluit kan en mag niet worden gemist. Dit zou een ruimhartige uitleg van de ook in het nieuwe reglement gehandhaafde bepaling dat "een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest" voldoende is. Maar zo ruimhartig is men, denk ik, niet.
  
• Het zou goed zijn in het reglement op te nemen dat alle openbare stukken die aan raadsleden worden verzonden direct op de website van de gemeente worden gezet. Dat betekent dat ook alle aanvullende informatie voor het publiek beschikbaar is. Dat zou het voor geïnteresseerden aanzienlijk makkelijker maken en kost nauwelijks moeite, laat staan geld.
  

 

Nog een paar andere dingen die mij zijn opgevallen.

• In zowel het oude als nieuwe reglement wordt consequent gesproken over "gemeentehuis", terwijl er toch met grote letters "STADHUIS" op het gebouw staat.
  
• Zowel het oude als nieuwe reglement gaan er van uit de voorzitter een man is.
  
• De raad kan volgens het nieuwe reglement de secretaris in de raad laten komen. Niet alleen om hem ter verantwoording te roepen maar zelfs om hem aan de beraadslagingen te laten deelnemen. Waarom is dat? Zelfs vroeger toen er nog geen griffier was en de secretaris dus bij de raadvergadering functioneel aanwezig was moest hij wel zijn of haar mond dicht houden!
  
• Er is ook een reglement voor het presidium. Kennelijk heeft de nu voorgestelde "nog nieuwere wijze van vergaderen" geen invloed op dit presidium en behoeft de werkwijze van het presidium ook geen verbetering. Ik vind dat vreemd.
  
• Volgens het oude reglement konden ook vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties aan de voorbereidende vergadering deelnemen. In de praktijk was alle inbreng van buiten beperkt tot het spreekrecht en deelnemen als gast. Het verschil tussen voorbereidende vergadering en commissie blijkt nog kleiner dan ik dacht.
  
• Het oude reglement beschrijft de "voorbereidende vergadering". Het nieuwe reglement, dat toch de werkwijze van de raad beschrijft noemt de nieuwe commissies niet. De werkwijze van de nieuwe commissies is in een afzonderlijk reglement opgenomen. Een verwijzing naar dit reglement zou toch moeten, anders zou een argeloze persoon die wil weten hoe de Graafse raad werkt nooit op het idee komen dat commissies een wezenlijk onderdeel zijn van de gemeenteraad van Grave.
  
• Het is raadzaam de bepalingen in zowel het oude als nieuwe reglement eens na te kijken en te vergelijken met de planning die nu bij het voorstel hoort. Dat klopt niet.
  
• Het presidium kan wethouders uitnodigen aan de vergadering deel te nemen. Dat betekent wel dat dit van te voren moet zijn geregeld, of er moet tijdens de vergadering nog een spoedeisende presidiumvergadering worden gehouden.
  
• Zowel in het oude als nieuwe reglement wordt wel een sluitingstermijn voor het indienen van een amendement genoemd, maar geen vroegste tijdstip. Er is dus geen enkel beletsel een amendement in te dienen op het moment dat een fractie dat wenselijk vindt. Intrekken kan altijd nog. Het zou de discussie een stuk duidelijker maken als (mogelijke) amendementen zo vroeg mogelijk bekend zijn.
  
• De bepalingen in zowel het oude als nieuwe reglement over een initiatiefvoorstel vind ik warrig. Nu lijkt het als of er eerst een voorstel moet komen een initiatiefvoorstel in te dienen en pas daarna kan het echte voorstel komen. Wat maakt het uit of een voorstel door het college, het presidium of een raadslid wordt ingediend? Laat ze allemaal aan dezelfde voorwaarden voldoen.
  
• Iets anders wordt het als een voorstel direct vanuit de burgerij komt. Oude en nieuwe reglement besteden daar geen aandacht aan. Toch bestaat het verschijnsel. Van een dergelijk voorstel kan ik me voorstellen dat de raad (of daartoe gemachtigd) het presidium beslist of het in behandeling wordt genomen. Vervolgens kan het als een normaal voorstel worden voorbereid in innige samenwerking tussen initiatiefnemers en ambtelijk apparaat. Uiteraard wordt het voorzien van commentaar van het college.
  
• Schriftelijke vragen verlopen nog steeds buiten het gezichtsveld van de burgerij. Een gemiste kans om dit te verbeteren.
  

Dit is het resultaat van één keer door de stukken te scrollen. Grote kans dat ik zaken heb gemist. Het oude reglement was van een uitgebreide toelichting voorzien. Bij het nieuwe ontbreekt die. Dat is zeker voor niet ingewijde lezers en lezeressen een gemis.

Dit stuk is al veel te lang en toch is er ook nog de verordening op de commissies 2011.

 

Aangezien elke toelichting ontbreekt kun je haast bij iedere bepaling vragen naar het waarom. Ik volsta daarom met enkele algemene opmerkingen.

 

• Allereerst natuurlijk: waarom 2 commissies en waarom dit vastgelegd in het reglement. Naar mijn idee zou het per periode wel eens prettiger zijn met 3 commissies te werken. Dat zou een logischer taakverdeling over de commissies mogelijk maken. En dat alles kan per raadsperiode verschillen.
  
• Het lijkt mij ook dat personeel en organisatie ook een taak van het presidium zou kunnen zijn. Werkwijze van de raad is ook een organisatiekwestie.
  
• Volgens het bijgevoegde tijdschema, worden de commissievergaderingen een week na elkaar gehouden. Ik vind dat uitermate ongelukkig omdat daar gewoon een week proceduretijd mee verloren gaat.
  
• Bij twijfel wordt een voorstel in beide commissies behandeld. Zeker als de vergaderingen een week uit elkaar worden gehouden bestaat een groot gevaar voor herhaling. Dat is altijd het probleem met commissies geweest: in de raad werd de commissievergadering dunnetjes of zelfs dik overgedaan. Dat is een zaak van discipline van de raadsleden en niet van het systeem.
  
• Net als in het oeroude systeem kunnen anderen aan de beraadslaging van de commissie deelnemen. De beslissing daarover wordt door de commissie genomen voordat de beraadslaging begint. Dan zou het wel prettig zijn als de betrokkene daarvan op de hoogte is. Laat de voorzitter daarover beslissen en de betrokkene(n) tijdig uitnodigen. Belanghebbenden bij een onderwerp moeten ook in de gelegenheid worden gesteld desgewenst mee te doen. Hier is een raakvlak met de relatie tussen gemeente en organisaties zoals wijkraden.
  
• Het voorzitterschap van een commissie is altijd al een punt van discussie geweest. Nu wordt zonder meer gekozen voor een raadslid. Dat is wel de makkelijkste keuze, maar is het ook de beste? Een raadslid wordt door de bevolking niet gekozen vanwege zijn of haar kwaliteiten als commissievoorzitter. Aangezien het lijkt alsof de voorzitter alleen de taak heeft de vergadering te leiden dient hij of zij juist wel die kwaliteiten te hebben. Kan een onafhankelijke voorzitter? Zou een ambtelijke voorzitter niet direct veel vragen kunnen beantwoorden, er zal toch wel een deskundige ambtenaar bij moeten zijn? Dat een wethouder voorzitter was is altijd al bezwaarlijk geweest. Tot aan het dualisme ie toch steeds om praktische redenen voor gekozen en daarna werd het geen succes. Is het onmogelijk een wethouder voorzitter te laten zijn en wegen de voordelen op tegen de nadelen. Als ik dan nog roulatie tussen de leden van de commissie als mogelijkheid noem heb ik alle mogelijkheden geschetst. "Onderzoek alles en behoud het goede" zou ik zeggen. Ik weet het ook nog niet.
  

 

Ik stop. Het heeft geen zin aan de hand van een reglement deze kwestie uitputtend te bespreken. Je moet eerst duidelijk hebben wat je met commissies wel en niet wilt en dat dan vervolgens in een reglement vastleggen.

 

Ik heb in iedere geval nog veel meer vragen en op bijna iedere vraag wel meer mogelijke antwoorden.